TARSİM

Tarım Sigortaları Havuzu Satın Alma Yönergesi

 

GENEL HÜKÜMLER
I. BÖLÜM

AMAÇ
Madde 1  Bu yönergenin amacı, Havuz’un faaliyet konusu olan işlerinin yürütülebilmesini sağlamak amacıyla her türlü alım, satım, kiralama (araç-gereç, makine, yedek parça, teçhizat, tadilat, onarım vb gibi) taşıma, sabit kıymet, ofis, basılı ürün, kırtasiye, sarf malzemesi, reklam ve tanıtım malzemesi, hizmet, vb. danışmanlık hizmeti, mevcut taşınır/taşınmaz kıymetlerin bakım ve onarımı konularında izlenecek politikanın saptanması, bu işlerin yürütülmesi ile ilgili şekil, yöntem ve sorumlulukların tanımlanmasıdır.

KAPSAM
Madde 2 Bu yönerge, Tarım Sigortaları Havuzu adına yapılacak her türlü alım, satım, yapım, hizmet, kiralama, tadilat, onarım, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.

DAYANAK
Madde 3 5363 sayılı Tarım Sigortaları Kanunu'nun 6. maddesi (a) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.
TANIMLAR
Madde 4  Bu yönergede geçen;
a) Bakanlık:  Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı’nı,
b) Müsteşarlık: Hazine Müsteşarlığı’nı,
c) Havuz: Tarım Sigortaları Havuzu’nu,
d) Kurul: Tarım Sigortaları Havuzu Yönetim Kurulu’nu,
e) İşletici Şirket: Tarım Sigortaları Havuz İşletmesi A.Ş.’ni,
f) İdari İşler ve Satın Alma Müdürlüğü: İşletici şirket bünyesinde yer alan ve satın alma süreçlerinden sorumlu  müdürlük
g) Satın Alma Komisyonu: Havuz adına, işletici şirketin bu yönergede yazılı  şartlarla mal ve hizmet satın alma işlemleri için oluşturduğu Satın Alma Komisyonu’nu,
h) Muayene ve Kabul Komisyonu: Havuz adına gerçekleştirilen ürün, malzeme satın almalarında, ürünlerin faturası ile teslim alınması sırasında; miktar, kalite yönünden isteğe uygun olup, olmadığının kontrolünü yapacak sorumluları,
i) Satın Alma: Her türlü ihtiyaç konusu sabit kıymet, demirbaş, büro, reklam ve tanıtım malzemesi, araç-gereç, makine, yedek parça, teçhizat, hizmet, vb.’lerinin satın alınması
j) Sistem: Satın alma süreçlerinin gerçekleştirildiği Emakin dijital platformunu,

ifade eder.


II. BÖLÜM
SATIN ALMA YÖNERGESİ İŞLEYİŞ, YÖNTEM VE İLKELERİ
SATIN ALMANIN İŞLEYİŞİ 

Havuz bütç taslağında satın almaya yönelik yer alan harcamalarla ilgili yıllık program, bütçe ile birlikte her yıl Aralık ayı sonuna kadar İşletici Şirket tarafından hazırlanır ve Kurul’a sunulur.

Öngörülen ve öngörülmeyen bütün satın almalarda aşağıdaki hususlara dikkat edilir.

Madde 5.1 Her bir satın alma konusu ürün/ hizmet ile ilgili olarak Sistem üzerinde yer alan Satın Alma Talep Formu doldurularak, sistem üzerinden İdari İşler ve Satın Alma Müdürlüğü’ne gönderilir. Talep formunda; talebin nedeni, tahmini bütçesi, tipi, cinsi, miktarı, özellikleri, teslim süresi ile diğer özellikleri belirtilir.

Madde 5.2 Satın Alma Talep Formu sırasıyla; talep eden müdürlük Yöneticisi, Satın Alma Uzmanı, İdari İşler ve Satın Alma Müdürü, Mali İşler ve Muhasebe Müdürü, Genel Müdür Yardımcısı tarafından Sistem üzerinden onaylanır.

Mali İşler ve Muhasebe Müdürlüğünce, sistem üzerinden kendilerine iletilen tüm satın alma taleplerinin bütçesinin olup olmadığı kontrol edilerek, durum bildirilir. Bütçesi olmayan satın alımlarda da ilgili form üzerinde durum bildirilir. Bütün satın almaların büyüklüklükleri dikkate alınarak, özel kalem şeklinde veya toplu olarak ilgili hesapları içerisinde bütçelenmesi esastır. Bütçelenmemiş harcamalar için bütçe kalemleri arasında Madde 18’de belirtilen sınırlar içinde aktarma yapılabilir.

Madde 5.3 Onaylanan talep doğrultusunda bu yönergede yer alan yöntemlerin birisine göre satın alma yöntemi seçilir. Satın alma yönteminin, nasıl belirleneceği ilgili maddelerde anlatılmıştır.

Madde 5.4 Malzemenin/hizmetin ilk defa temin edilmesi, malzeme/hizmet içeriğinde yeni bir değişiklik söz konusu olması veya onaylı tedarikçiler dışında ilk defa farklı bir tedarikçiden alınması gereken durumlarda, İdari İşler ve Satın Alma Müdürlüğü tarafından; varsa kalite belgesi, referansları ve şirket ihtiyaçları dikkate alınarak piyasa araştırması yapılır.

Madde 5.5 Matbu evrak ile reklam malzemeleri için çalışmalar ve koordinasyon, Kurumsal İletişim Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir; kavram geliştirme ve son aşamada kurum kimliği açısından uygunluğu sağlanır.

Madde 5.6 Bilgi işlem satın alımları bu yönerge çerçevesinde, Bilgi Sistemleri ve Dijital Çözümler Grup Müdürlüğü’nün teknik görüş ve desteğiyle, İdari İşler ve Satın Alma Müdürlüğü tarafından yapılır.


Madde 5.7   Uzman Bilgisinden Yararlanma:
Özellik gösteren satın alımlar için konusuna göre bir uzmana danışılarak, Teknik Şartname oluşturulması veya satın alınanın teknik yapısının incelenerek, şirkete rapor edilmesi istenebilir.

SATIN ALMA İLKELERİ

Madde 6   
a) Satın almanın, istenilen özellikte ve zamanında en uygun koşullarla sağlanması,      
b) Yıllık çalışma programı ve bütçesine uygun alım yapılması,
c) Faaliyetin gerektirdiği uygunluk ve kalitenin aranması,
d) Tedarikçinin ilk el, sağlam ve güvenilir olmasına özen gösterilmesi,
e) Mali bakımdan sağlam, tanınmış tedarikçilerle iş yapılması,
f) Piyasa ve piyasa hareketlerinin yakından takip edilmesi,
g) Teklif toplanması, vakit alan küçük işlerde veya uzun vadede belirli şartlarla sabit fiyatı sağlamak üzere, yıllık veya daha uzun süreli anlaşmalar yapılabilmesi,
h) Yapılan piyasa araştırmasıyla uygun fiyat yakalanmasının sağlanması,

İlkeleri göz önüne alınarak, Tedarikçiler değerlendirilir ve Tedarikçi listeleri oluşturulur.

SATIN ALMA YÖNTEMLERİ

Madde 7    Satın alma;
a) Pazarlık,
b) Teklif İsteme,
c) İhale,
d) Büyük marketlerden (yapı, gıda, teknoloji, elektronik) satın alma,
e) Online satış sitelerinden satın alma,
Yöntemlerinden biri ile yapılır. Yöntem seçimi, İdari İşler ve Satın Alma  Müdürlüğü tarafından yapılır.


Madde 7.1  Pazarlık Yöntemi:
Satın almanın piyasada mevcut tedarikçilerden, karşılıklı görüşme ve pazarlık etme şeklinde yapılmasıdır. Bu yöntem daha çok; günlük, bedeli küçük, teklif istenmeyecek, aciliyeti olan ve özellik gösteren ihtiyaçların tedarikinde kullanılır.
5.000.-TL’ye (KDV Hariç) kadar olan alımlarda uygulanan yöntemdir.

Madde 7.2   Teklif İsteme Yöntemi:
Satın alma, normal olarak piyasadaki belli tedarikçilerden yazılı teklif istenmesi, kalite ve fiyat yönünden en uygun teklifi verenden alım yapılması şeklinde olur. 3 adet  teklif alınmasına dikkat edilir. Ancak satın almanın özelliği gereği neden belirtilerek, teklif alma adedi daha az da olabilir. İdari İşler ve Satın Alma Müdürlüğü 3 adet tekliften daha fazla teklif de isteyebilir.

Madde 7.2.1     Teklif İsteme Yönteminde İstisnai Durum:
Aynı yıl içerisinde satın alması yapılan aynı üründen aynı adet / miktarda ya da daha az ve küçük oranda tekrar talep edilmesi halinde,  satın alması onaylanan tedarikçinin aynı fiyatı vermesi halinde, tekrar teklif toplanmadan, tek tedarikçi üzerinden satın alma süreci tamamlanabilir.

Madde 7.2.2     Teklif İsteme Yönteminde Dikkate Alınması Gerekli Konular:
Teklif isteme yöntemi ile ilgili aşağıdaki hususlara uyulmasına dikkat edilir.
             
a) Satın almanın cinsi, ismi ve miktarı,
b) Satın almanın özelliği (varsa teknik şartnamesi),
c) Sevk vasıtası,
d) Numune istenip istenmediği,
e) Tedarikçinin kısmi sipariş kabul edip etmeyeceği,
f) Teslim yeri ve şartları,
g) Teslim süresi,
h) Geçici veya kesin teminat,
i) Ödeme şartları ve şekli,

İhtiyacın çok acil olması ve satın almanın / yaptırılacak işin spesifik bir özelliği olması halinde, fiyatı da uygun bulmak kaydı ile Satın alma Onay Yetki Limitleri dahilindeki ilgili makamların onayıyla veya Tedarikçi Listesi’nde bulunan Tedarikçilerden direkt satın alma yapılabilir. Her türlü satın alma, Satın alma Onay Yetki Limitlerine uygun yapılır.

Madde 7.4    İhale Yöntemi:
Yönetim Kurulu onayı gerektiren büyük alımlarda satın almanın ihale yöntemi ile yapılıp yapılmayacağı kararını İdari İşler ve Satın Alma Müdürlüğü verir. İhale yöntemi ile satın alınacak mal veya hizmetin özelliğine göre şartname oluşturulur. İhale; davet yolu ile kapalı zarf usulüne göre gerçekleştirilir. İhaleye katılan firmaların verdikleri kapalı zarflar, ihale için belirlenen komisyon tarafından açılır. Zarflarda yer alan tekliflerin, oluşturulan şartnameye uygunluk kontrolü yapıldıktan sonra, uygun bulunan tekliflerin fiyat ve/veya şartları için pazarlık yapılarak ihale sonuçlandırılır. Sadece Yönetim Kurulu’na girecek satın almalar için, ihale yöntemi uygulanabilir.

Madde 7.5 Büyük Marketlerden Satın Alma Yöntemi:
Toptan ya da perakende gibi büyük (yapı, gıda, teknoloji, elektronik) marketlerden temin edilebilmesi mümkün olan mal ve hizmet alımlarında teklif alınmaksızın ve ihaleye çıkılmaksızın alım yapılabilir.

Madde 7.6    Online Satış Sitelerinden Satın Alma Yöntemi:
Toptan ya da perakende gibi büyük online satış sitelerinden temin edilebilmesi mümkün olan, mal ve hizmet alımlarında teklif alınmaksızın ve ihaleye çıkılmaksızın alım yapılabilir.

Madde 7.7        İstisnai Durumlar

Risk paylaşımı ve reasürans hizmeti ile gerektiği takdirde, bu konulara ilişkin olarak danışmanlık hizmeti satın alımları,
Hasar tespiti, hasar tespiti kapsamındaki eksper konaklamaları, eksper eğitimi ve toplantılarına yönelik hizmet satın alınması faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat ve iaşe ile bu toplantılar kapsamında yapılacak gösteri, müzik, eğitmen v.b. mal ve hizmet alımları,
Havuz Eğitim hesabından yapılacak her türlü harcamalar,
Yurtdışı ve yurt içi eğitim, seminer ve toplantı faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat, yolluklar ve iaşe harcamaları,
Kurul, Disiplin Kurulu, Kontrol Ekibi ve Teknik Çalışma Komiteleri, Havuz Bilim Danışma Kurulu ile ilgili tüm harcamalar,
Kurulun ihtiyaç duyacağı her türlü danışmanlık hizmeti alımları; fatura, fiş, müstahsil makbuzu, tutanak v.b. geçerli belgeye dayanarak yapılır.


Madde 8           Satın Alım Yasakları:
Aşağıda sayılanlar, doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya   başkaları adına hiçbir şekilde mal ve hizmet satın alımlarına katılamazlar.
a) Kamu ihale mevzuatı uyarınca kamu ihalelerinde ihale dışı bırakılmış olan teklif sahipleri,
b) İlgili kanunlardaki hükümler gereğince, geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/04/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar ile Terör örgütlerine veya Milli Güvenlik Kurulunca Devletin milli güvenliğine karşı faaliyette bulunduğuna karar verilen yapı, oluşum veya gruplara üyeliği, mensubiyeti veya iltisakı yahut bunlarla irtibatı nedeniyle haklarında soruşturma açılanlar,
c) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler,
ç) Kurul üyeleri, işletici şirket yöneticileri ve çalışanları,
d) (c) ve (ç)  bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri,
e) (c) ve (ç) bentlerinde belirtilenlerin ortak, hissedar veya yönetim kurulu üyesi bulundukları şirketler (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10'undan azına sahip oldukları şirketler hariç),
Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler,
Satın Alma Komisyonunca belirlenecek süre boyunca, mal ve hizmet satın alımlarına katılamazlar.
Bu yasaklara rağmen, mal ve hizmet satın alımına katılan tedarikçiler, mal ve hizmet satın alımı dışı bırakılarak, varsa geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, isteklilerin bu durumunun, mal ve hizmet satın alımı sonrasında belirlenmesi halinde, varsa teminatları gelir kaydedilerek, mal ve hizmet satın alımı iptal edilir. İhtiyaç halinde alım süreci yeniden başlatılır.

III. BÖLÜM

KARAR, UYGULAMA BİRİMİ, KOMİSYON VE ÜYELERİ, YETKİ LİMİTLERİ:

KARAR VE UYGULAMA BİRİMİ

Madde 9 Satın almaların karar birimi (komisyon üyeleri), Satın Alma Onay Yetki Limitlerince belirlenen makamlardan oluşmaktadır.
Havuz adına bu yönergenin uygulama birimi ise, işletici şirkettir.


KOMİSYON VE KOMİSYON ÜYELERİ

Madde 10 Komisyon, satın almanın birden fazla şirket yetkilisi tarafından ortaklaşa karar için görevlendirilen üyelerini ifade etmektedir.

Satın Alma Komisyonu; Genel anlamda satın alma talebini yapan ilgili Müdürlük Yöneticisi, İdari İşler ve Satın Alma Uzmanı, İdari İşler ve Satın Alma Müdürü, Mali İşler ve Muhasebe Müdürü ve Genel Müdür Yardımcısı’ndan oluşmaktadır. Yapılan satın almanın tutarı komisyon üyelerinin kimlerden oluşacağını belirlemektedir.


YETKİ LİMİTLERİNCE KOMİSYON ÜYELERİ
 
  Madde 11 Havuz’un faaliyeti ile ilgili olarak bütçelenmiş satın almanın, alım onayı; yönerge eki olan yetki limitleri çerçevesindeki komisyon üyeleri tarafından verilir.
   Komisyon üyeleri limitlere göre aşağıdaki makamlardan oluşur.

• Değeri 5.000.-TL’ye kadar olan alımlar; İdari İşler ve Satın Alma Uzmanı - İdari İşler ve Satın Alma Müdürü
• Değeri 25.000.-TL’ye kadar olan alımlar; İdari İşler ve Satın Alma Uzmanı - İdari İşler ve Satın Alma Müdürü - Talebi Yapan Departman Müdürü - Mali İşler ve Muhasebe Müdürü - G.M.Y
• Değeri 100.000.-TL’ye kadar olan alımlar; İdari İşler ve Satın Alma Uzmanı - İdari İşler ve Satın Alma Müdürü - Talebi Yapan Departman Müdürü - Mali İşler ve Muhasebe Müdürü - G.M.Y. - G.M.
• Değeri 100.000.-TL’yi aşan alımlar; İdari İşler ve Satın Alma Uzmanı - İdari İşler ve Satın Alma Müdürü - Talebi Yapan Departman Müdürü - Mali İşler ve Muhasebe Müdürü - G.M.Y - G.M ve Y.K. tarafından onaylanır.
*Yukarıdaki rakamlar, KDV Hariç tutarları ifade etmektedir.

KOMİSYON KARAR ŞEKLİ

Madde 12 Satın almalarda, oy çokluğu ile karar verilir.


TEMİNAT

Madde 13     Yönetim Kurulu’nun yetkisine giren satın almalar için teminat alınıp alınmaması ve teminatın cins ve miktarın tespiti Satın Alma Komisyonu kararına bağlıdır.

Alınmasına karar verilen teminatın türü; nakit ve/veya kati, Süresiz Banka teminat mektubu, çek veya senet olmalıdır. Teminat mektubu alınırken alınan bankanın risk içermemesi, teminat mektubunu imzalayan yetkililerin imzalarının onaylandığı teyit mektubu mutlaka aranmalıdır. Satın alması yapılan malın veya hizmetin tamamlanması ilgili departman tarafından teyid edilmediği müddetçe teminat iade edilmez.


MUAYENE KABUL KOMİSYONU / TESLİM ALMA VE KONTROL

Madde 14 Depoya girişi yapılabilecek ürün / malzeme satın almanın teslim alınması sırasında, miktar ve kalite yönünden isteğe uygun olup olmadığının kontrolü; İdari İşler ve Satın Alma Müdürlüğü’nden görevlendirilen bir çalışan ile satın alma talebinde bulunan müdürlüğün yöneticisi tarafından görevlendirilecek bir çalışan tarafından yapılır. Satın Alma detayları irsaliye / irsaliyeli fatura ile karşılaştırılarak, kontrol edilir. Kontrol eden; adını, soyadını ve kontrol ettiği tarihi yazarak, imzalar.
Kontrol sonucunda uygun olan ürün / malzeme depo sorumlusu tarafından teslim alınır.
Kontrol sonucunda eksiklik/hata varsa bu durum irsaliyede belirtilir ve eksikliğin/hatanın giderilmesini talep eder. Eksiklik/hata giderilene kadar fatura ödenmez.

Emakin Sistemi üzerinden de ilgili muayene kabul komisyon süreci tamamlanır.


FATURA ONAYI

Madde 15 Sistem üzerinden Mali İşler ve Muhasabe Müdürlüğü’ne e-fatura olarak düşen ya da kargo ile gelip kayıt süreci tamamlanan fatura, gerekli görülen durumlarda İdari İşler ve Satın Alma Müdürlüğü tarafından talebi yapan ilgili müdürlük yöneticisine, kontrol edilmesi için gönderilir. İlgili müdürlük yöneticisi tarafından eksiklik veya hata yoksa fatura onaylanır. Onaylanan fatura ödeme yapılması için, Mali İşler ve Muhasebe Müdürlüğü’ne iletilir.

 

DEPOLAMA

Madde 16.1 Şirkette, tüketimi süreklilik gösteren, istenildikten sonra ilgili yönerge gereği satın alma yöntemi aşamalarından geçerek satın alınması zaman kaybı ve iş aksamasına neden olan satın almalar, makul ölçüde stoklanarak şirket depolarında saklanabilirır.

Madde 16.2 Depoda stoklu bulunan satın almalar için, minimum stok seviyesine ve ihtiyaç olan ürün türüne göre ilgili müdürlük tarafından Sistem üzerinden Satın Alma Talep Formu doldurulur.


DEMİRBAŞ KAYDI

Madde 17 Sistem üzerinden satın alma süreci tamamlanan demirbaş/sabit kıymetler, sevk irsaliyesi ile birlikte ürün adetleri ve durumuna ilişkin kontroller yapılması sonrasında, İdari İşler ve Satın Alma Müdürlüğü tarafından teslim alınır. Elektronik cihaz ise seri/imei numarası üzerinden, seri numarası olmayan mobilya veya diğer ürünlere envanter numarası verilerek etiket yapıştırılır.

İlgili demirbaş/sabit kıymetlerin faturası ulaştığında, Emakin Sistemi üzerinden Muayene Kabul Formu kaydı yapılarak ürünlerin depoya girmesi sağlanır ve oluşturulan envanter numaraları fatura üzerine yazılarak veya ek liste ile belirtilerek, fatura ödeme süreci için Mali İşler ve Muhasebe Müdürlüğüne teslim edilir.

İlgili demirbaş/sabit kıymetler kullanıcılarına teslim edilmeden önce Sistem üzerinden zimmet formu düzenlenerek gönderilir. Zimmet formu kullanıcı tarafından kabul edilir ve zimmet teslimatı tamamlanmış olur.  


BÜTÇE KALEMLERİ VE FASILLARI ARASINDA AKTARIM YETKİSİ

Madde 18 Genel Müdür, bütçe kalemleri ve fasılları arasında aktarma yapabilme yetkisine sahiptir. Toplam bütçe aşımları, Yönetim Kurulu’nca karara bağlanır.


KAYITLARIN SAKLANMASI

Madde 19  Tüm satın almalara ait;

a) Talep form ekranları,
b) Teklifler, ihale veya pazarlık sonuçları (yazılı olarak) ekranları,
c) Satın alma komisyon karar ekranları,

Sistem üzerinde 10 yıl süre ile saklanır.


KANUNİ YÜKÜMLÜLÜKLER

Madde 20 Satın alma işlemlerinde; bu Yönergedeki esaslar ile Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu, Tarım Sigortaları Kanunu ve Yönetmelikleri konu ile ilgili tüm kanunlar, yönetmelik ve tüzükler ile Şirket Ana sözleşmesi ve Şirket içi düzenlenen / düzenlenecek yönetmelikler ile ilgili maddeleri uygulanır.
 
YÜRÜRLÜK

Madde 21 Bu yönerge Yönetim Kurulu’nun 25 / 05 / 2018 tarih ve 2018/6 sayılı kararı ile kabul edilmiş ve 01/ 06 / 2018 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.


YÜRÜTME

Madde 22 Bu yönergeyi İşletici Şirket yürütür.

Copyright © 2018 TARIM SİGORTALARI HAVUZU | Her hakkı saklıdır. İzinsiz kopyalanamaz ve kullanılamaz.